Savršena tajnica zna kako reći šefu što misli

Kod poteškoća u komunikaciji tajnica mora prva pružiti ruku u izgradnji kvalitetnog odnosa sa šefom. Mora se prilagoditi njegovu stilu komunikacije, promatrati stvari s njegove točke gledišta, ali i izreći svoje mišljenje

Poslovni odnos šefa i poslovne tajnice ili poslovnog tajnika trebali bi funkcionirati kao i svaki dobro usklađen tim čiji bi krajnji rezultat trebao biti uspješan i dobro organiziran posao menadžera. No kako ostvariti uspješan partnerski odnos kad se zaredaju konliktne situacije u kojima je na jednoj strani hijerahijski jači direktor, a na drugoj niže rangirana tajnica, a da se pritom ne svađaju, omalovažavaju i da cijela priča ne završi lošim emocijama ili otkazom? Rješenje postoji, a zove se asertivno ponašnje ili korištenje asertivnosti u komunikaciji koje se stječe vježbanjem.
- Asertivno ponašanje znači zauzeti se za svoja prava, izraziti svoje ciljeve i očekivanja, a pritom ne ugroziti prava druge osobe, što lijepo zvuči ali nije jednostavno. To znači da treba razmisliti o situaciji s kojom niste zadovoljni, a da pritom ne nastupate agresivno, ako ste jači i moćniji na hijerarhijskoj ljestvici, manipulativno ili ponizno i pasivno, ako ste slabiji. Dakle, pokušat ćemo jasno i neposredno razgovarati, reći što mislimo i pokušati pronaći zajedničko rješenje ako je to moguće - objašnjava dr. sc. Majda Rijavec, psihologinja i profesorica Organizacijske psihologije na Učiteljskoj akademije koja seminare asertivnosti za poslovne ljude redovito vodi u tvrtki Integralni marketing i komunikacije.

Novi šef je novi posao

Prema tom obrascu, asertivan direktor pripazit će na ton kojim će jasno i izravno svojoj tajnici izraziti nezadovljstvo obavlje-nim poslom, a asertivna tajnica jednako tako izravno i blagim tonom direktoru reći da već nekoliko dana nije mogla otići na stanku za ručak jer ju netom prije stanke šef zamolio da odradi neki zadatak. U ovom slučaju, tajnica će pristupiti svom šefu s time da tajnice kao i svi zaposlenici koji žele primijeniti ovu metodu trebaju znati mogućnosti i posljedice svoje asertivnosti.
-Na sreću, u mnogo poslovnih situacija pomaže takav otvoreni pristup u komunikaciji - ističe Rijavec.
Problemi u komunikaciji mogu se pojaviti kada stigne novi šef i tajnica se mora prilagoditi novom načinu komuniciranja u kojem postoji mnogo prostora za potencijalne nesporazume. U tom slučaju tajnica treba uložiti trud u novi odnos i s novim šefom bi trebala postupati kao s novim poslom te se prilagoditi njegovu stilu rukovođenja i odmah razjasniti očekivanja. Do zastoja u komunikaciji nastaje također između šutljivog tipa šefa i tajnice koja nikad ne dobije povratnu informaciju je li dobro ili loše odradila posao te mora pogađati ili naslućivati što šef misli. Tada tajnica mora pokazati proaktivnost, pristupiti šefu i sama ga priupitati što je bilo dobro, a što bi trebalo drukčije napraviti. Uz to treba inzistirati na roku i zajednički napraviti plan rada tajnice.

Šef preopterećen poslom

Treća potencijalno loša situacija za dobru komunikaciju između tajnice i šefa jest preopterećeni šef koji nije dovoljno koncentriran i koji nema loših namjera sli je pregažen poslom. Tajnica u tom slučaju može ponuditi svoju pomoć, poslušati ga, ali ne zaboraviti ni na svoj posao. U takvim situacijama nesporazumi i poteškoće u komunikaciji, kaže profesorica Rijavec, mogu se riješiti uz vježbanje asertivnosti. No u nekim je situacijama pomalo rizično upotrijebiti asertivno ponašanje. To je slučaj kad je šef agresivna, destruktivna i arogantna osoba koja traži da se ispunjavaju njegove nerealne želje, a tajnica mora rješavati njegove neostvarive zahtjeve i zbog toga se osjećati poniženo i uvrijeđeno.
- Budući da je velika razlika u moći, a šef nije dobronamjeran, pri korištenju asertivnog ponašanja tajnica treba vrlo dobro promisliti što se može dogoditi i što je od toga spremna podnijeti. Mora uzeti u obzir da bi asertivnošću mogla izazvati nove sukobe, a ujedno ostati na radnome mjestu i trpjeti takvu situaciju  objašnjava Rijavec. No kod agresivnog šefa treba znati primijeniti asertivnu tehniku za upravljanje ljutnjom, odgoditi reakciju, s odmakom sagledati situaciju i promijeniti kut gledanja.

Najvažnije je poštovanje

Osnovno za obostranu, iskrenu komunikaciju i kvalitetan odnos jest poštovanje. Tako da i šefovi moraju preuzeti odgovor-nost za dobar ili loš odnos i obratiti pozornost kako se odnose prema svojim poslovnim pomoćnicama koje moraju stalno povećavati svoju i tuđu poslovnu učinkovitost, biti nasmiješene, potkovane ekonomskim znanja, kontrolirati pristup šefu, smišljati pametne isprike i dobro upravljati kritičnim informacijama, a sve češće su na tim pozicijama visokoobrazovane žene koje govore dva strana jezika. One očekuju priznanje za svoj rad što ne uključuje samo novčanu stimulaciju već dugoročan partnerski odnos koji se temelji na ljubaznom ophođenju i poštovanju i jasnom definiranju zadataka, a određen je hijerarhijom. Loš šef svojim stavom izražava da je on taj koji obavlja pravi posao, što nije dobra osnova za komunikaciju, a pri takvom rezolutnom stavu ni asertivna komunikacija ne bi mogla pomoći.

Tajnica je članica tima

Ipak, mlađe generacije direktora kao i tajnice smatraju da je dobra kombinacija kada šef tajnicu tretira kao ravnopravnu članicu tima. U tom slučaju asertivna tehnika može pomoći menadžeru da poboljša komunikaciju s tajnicom i jasnije izloži ili delegira zadatke ili pak da pristojno kritizira, a tajnicama da izravno i na vrijeme odbiju nove zadatke koje ne stignu i ne mogu izvršiti. Iako asertivna komunikacija nije čarobni štapić koji će u jednom trenutku riješiti sve konfliktne situacije, moglo bi se reći da je srednji put između jasnog izražavanja što se smatra dobrim, poželjnim ili lošim, a da se pritom ne napadne druga osoba. No tajnice će u komunikaciji sa svojim šefovima morati prve pružiti ruku u izgradnji kvalitetnog odnosa koji podrazumijeva upoznavanje, prilagođavanje njegovu komunikacijskom stilu, promatranje stvari s njegove točke gledišta, a pomoći će im asertivno iznošenje mišljenja i upozoravanje šefa na nenamjerne posljedice njegova ponašanja.